Organizar um evento exige planejamento estratégico e atenção aos detalhes. Da escolha do local à experiência dos convidados, cada decisão impacta no resultado final. No lançamento da nova marca da beuni, que aconteceu no dia 27 de janeiro de 2025, enfrentamos diversos desafios e aprendemos lições valiosas que podem ajudar você a estruturar seu próprio evento.
Separamos algumas dicas práticas para garantir que tudo saia conforme o planejado.
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Defina seu público antes de qualquer coisa
O primeiro passo para qualquer evento é entender quem precisa estar presente. Isso influencia desde a escolha da data até a definição do local. No nosso caso, além da equipe da beuni, queríamos clientes ativos, investidores e parceiros estratégicos. Como esse público costuma ter agendas movimentadas, optamos por um evento noturno, com início às 19h, permitindo um tempo para chegada tranquila dos convidados.
O local também seguiu essa lógica. Como era essencial ter os investidores conosco, realizamos o evento na sede do Investidores.VC, em São Paulo. Isso restringiu as opções de data, já que o espaço só estava disponível em uma segunda-feira. Além disso, o evento precisava acontecer em janeiro, pois muitas ações estavam amarradas ao lançamento e a nova identidade visual era uma surpresa para todos.
Com essas definições, chegamos à data final: 27 de janeiro de 2025, das 19h às 21h30.
Tenha o objetivo do evento no centro da organização
Nosso objetivo era claro: apresentar a nova marca da beuni. Isso significava que áudio e vídeo seriam essenciais. Para garantir a melhor experiência, encontramos um parceiro que já conhecia o espaço e sabia exatamente qual era a melhor iluminação, onde posicionar as pessoas e como garantir que todos tivessem uma visão clara do telão.
A mesma lógica vale para qualquer evento: se o foco for networking, o ambiente precisa favorecer conversas. Se for um lançamento de produto, a estrutura deve garantir que o público veja e interaja com a novidade da melhor forma possível.
Alimentação e bebidas fazem toda a diferença
Um dos aspectos que mais impacta a experiência dos convidados é a qualidade da comida e da bebida. O ideal é encontrar um equilíbrio entre oferecer algo criativo e garantir que agrade a todos.
No nosso caso, escolhemos um fornecedor que já conhecia o espaço e tinha experiência em atender eventos desse porte. Isso garantiu uma equipe de alto nível e um cardápio que considerava preferências e restrições alimentares dos convidados, garantindo que todos pudessem aproveitar sem preocupações.
Brindes: um dos momentos mais importantes do evento
Aqui, nós estávamos em casa. Mas, mesmo assim, foi um processo cheio de desafios.
Desde a escolha dos produtos que representariam a nova marca até as questões logísticas, como prazos, orçamentos e distribuição, foram dezenas de reuniões para garantir que cada detalhe fosse perfeito. Como a nova identidade visual era surpresa, o time interno da beuni não pôde ajudar, o que tornou tudo ainda mais desafiador.
E por que os brindes foram tão importantes? Porque eles materializaram a nova marca, tornando a experiência memorável e impactante para os convidados. Esse é um momento-chave em qualquer evento – o brinde certo prolonga a experiência e mantém sua marca presente na rotina do público muito além do evento.
Tempo curto, máxima eficiência
Nosso evento tinha apenas duas horas para:
Receber os convidados e criar conexões
Apresentar a nova marca
Criar um momento marcante com os brindes
Captar depoimentos de clientes para futuras campanhas
Isso exigiu uma agenda bem estruturada e execuções precisas, garantindo que cada momento acontecesse sem atropelos.
Conte com parceiros que simplificam a gestão do evento
Eventos de sucesso exigem planejamento e execução impecáveis. E sabemos que a gestão de brindes pode ser uma das partes mais complexas do processo.
A beuni pode ser sua parceira para cuidar de tudo, desde a escolha dos produtos até a entrega perfeita no dia do evento. Assim, você reduz preocupações e garante que seus brindes causem o impacto certo no público.
Precisa de uma solução para brindes no seu próximo evento? Vamos conversar.
Como potencializar sua marca em eventos?
Eventos são investimentos estratégicos, e garantir um ROI positivo vai além da presença física – trata-se de gerar impacto e fortalecer conexões que se estendem além do evento.
Um exemplo disso é o case da ACE Ventures, que otimizou a gestão de brindes no ACE Summit com a beuni. A solução permitiu que a marca entregasse brindes de forma estratégica, garantindo personalização, logística eficiente e uma experiência memorável para os participantes.
Confira o case completo aqui 👉 Como a ACE Ventures transformou a gestão de brindes para eventos 🚀
Como os brindes entram na estratégia do evento?
Eles reforçam a identidade da marca, oferecem uma experiência memorável e aumentam o engajamento dos participantes.
Que tipo de brinde funciona melhor em eventos?
Itens úteis, com boa apresentação visual e que façam sentido com o tema e o perfil do público.
